Hoe voorkom je tunnelvisie? Wanneer durf je je uit te spreken als het fout dreigt te gaan? Hoe zorg je ervoor dat een zaak niet te groot wordt of te lang duurt? En wat is er nodig om de inhoud voorop te blijven stellen in plaats van het proces? Vragen die Koos Plooij, sinds enige tijd recherche advocaat-generaal bij het ressortsparket in Amsterdam, zichzelf nog altijd regelmatig stelt. Als kwaliteitsofficier bij het Landelijk Parket stond Plooij in 2017 aan de wieg van het project Meester in je eigen zaak dat tot doel had om de doorlooptijden van grote dossiers terug te brengen. ‘Zaken bij het LP sleepten zich soms jarenlang voort, wat zorgde voor onzekerheid in de strafrechtsketen,’ zoals Plooij zich herinnert. ‘Dat moest echt anders. Wij wilden dat de officier minder afhankelijk werd van anderen en zelf meer grip kreeg.’

Kern van het project werd de drieslag “denk vooruit, kies slim, neem regie”. Dat betekent allereerst anticiperen op de mogelijke gevolgen van keuzes die je als officier maakt, legt Plooij uit. ‘Neem getuigenverhoren. Door die in overleg met het kabinet van de rechter-commissaris eerder te plannen, boek je tijdwinst. En dat geldt ook voor bijvoorbeeld het beperken van de tenlastelegging. Omschrijf een feit op zo’n manier dat het werkbaar blijft en tijdrovende onderzoeken voorkomen kunnen worden. ‘Neem regie’ ten slotte betekent dat de officier een actieve houding moet aannemen zowel in de richting van de politie als de rechter en de verdediging. ‘Zorg er bijvoorbeeld voor dat onderzoekwensen van de verdediging schriftelijk en vooraf worden besproken, wat de zittingstijd aanzienlijk kan verkorten. Ik kan mij zelfs voorstellen dat er afspraken worden gemaakt over de omvang van stukken en de maximale spreektijd, zoals in het civiele recht al gebruikelijk is.’

Alles beter weten

Het project Meester in je eigen zaak was indirect de opmaat tot het formuleren van de professionele standaard die geldt voor elke officier van justitie en in 2021 werd gepubliceerd. Doel van de standaard is niet om een dichtgetimmerde checklist te bieden van do’s and don’ts, maar eerder een kader waarbinnen het professionele gesprek kan plaatsvinden. ‘De professionele standaard is een levend document dat uitnodigt tot dialoog over concrete dilemma’s waardoor de samenwerking binnen teams kan verbeteren,’ vindt Plooij. ‘De standaard bevat bijvoorbeeld richtlijnen voor het geven en ontvangen van opbouwende feedback. Dat is essentieel in ons vak dat van nature erg oordelend is; de standaard dwingt collega's om keuzes bespreekbaar te maken en zich daardoor open te stellen voor kritiek.’

Een veilige werkomgeving is dan wel een voorwaarde, benadrukt Plooij. De kwaliteitsofficier heeft daarbij een bijzondere taak. ‘De kwaliteitsofficier moet ervoor zorgen dat iedereen zich tijdens een teamoverleg veilig genoeg voelt om vragen te stellen. Van oudsher was het OM een organisatie waarin de juridische professionals zelf altijd alles beter wisten. Wij hoopten met de professionele standaard bij te dragen aan een cultuur waarin gezamenlijke groei voorop staat.’

Of dat gelukt is? Plooij twijfelt. ‘Zoiets kost tijd. Een instrument als de professionele standaard kan helpen om kwaliteit tastbaar te maken. Door de standaard te baseren op de inhoud van het vak in plaats van op louter efficiëntie of processen, wordt de onderlinge betrokkenheid van medewerkers vergroot, denk ik. Samen werken aan producten waar je trots op bent, dat is toch wat we willen.’

Maar, toegegeven, binnen een hiërarchische organisatie als het Openbaar Ministerie kan een instrument als de professionele standaard ook verkeerd worden gebruikt. Te veel sturing van bovenaf en te veel nadruk op eenduidige en uniforme kwaliteitsnormen kan de motivatie van medewerkers ondermijnen. Als de invulling van een nieuw begrip als ‘strafvorderlijk vakmanschap’ top-down zou worden opgelegd, kan verzet ontstaan, weet Plooij. ‘Kwaliteitsinitiatieven landen niet of minder als ze vanuit het Parket-Generaal worden gedicteerd,’ zoals de AG het formuleert. Liever ziet hij initiatieven van onderop ontstaan. ‘Te veel hiërarchie en sturing van bovenaf kan leiden tot een eenvormige aanpak die geen recht doet aan de complexiteit van het vak. Het OM moet geen organisatie zijn waarbinnen officieren enkel nog opdrachten van anderen uitvoeren in plaats van hun eigen professionaliteit te gebruiken. Elke standaard draagt het gevaar van een afvinklijstje in zich, waardoor medewerkers zich eerder blindstaren op processen in plaats van de inhoud van het vak. Het vakmanschap van een officier van justitie is onlosmakelijk verbonden met een zekere mate van vrijheid, denk ik. Een te grote inperking van die vrijheid gaat ten koste van kwaliteit en werkplezier.’

Kwaliteit en procesafspraken

Kwaliteit moet geen loos begrip zijn, maar zorgen voor tastbare verbetering van het officierswerk binnen de strafrechtketen, vindt Plooij. Een actueel voorbeeld daarvan zijn procesafspraken die in de huidige praktijk nog te vaak ‘hapsnap’ zijn. Recherche- en kwaliteitsofficieren hebben de taak om hierin meer lijn te brengen. Vooral in de beginfase van de behandeling van een zaak in eerste aanleg zijn procesafspraken het meest effectief, denkt Plooij. De winst zit dan vooral in het optimaal benutten van zittingscapaciteit en het sneller afdoen van zaken. ‘Procesafspraken moeten geen noodgreep worden, maar een strategisch en professioneel instrument dat kan helpen om zaken sneller en effectiever af te doen. Ik noem dat een kwaliteitsimpuls. Als tot de procesafspraken behoort dat er geen hoger beroep wordt ingesteld, boeken we enorme winst. Een zaak afdoen in twee in plaats van in vijf jaar maakt het werk ook inhoudelijk veel bevredigender. Zelfs rechters suggereren OM en verdediging steeds vaker om procesafspraken te maken, om te voorkomen dat zaken een gebed zonder eind worden. Het kan altijd (nog) beter, preciezer, zorgvuldiger, more lean and mean met zo min mogelijk vermorsing van kostbare tijd en zittingsruimte.’